¿Sabes cuál es la importancia de guardar tus documentos en una bóveda digital?

  • 28/11/2022

Es sabido que debido a la transformación digital de las empresas, la gestión de documentos se ha convertido en un proceso fundamental, siendo las bóvedas digitales, los software de gestión destinadas a mantener el orden y seguridad de diversos papeles que ahora, se encuentran ciento por ciento dentro de un computador. Si bien las cualidades expuestas anteriormente son de suma relevancia, existen otras aristas que potencian el funcionamiento de las empresas a partir de la utilización de este tipo de software, y acá te contamos cuáles. Partamos de la base: ¿Qué es una Bóveda Digital? Una bóveda digital, software de gestión o gestor documental, es una herramienta de almacenamiento de documentos electrónicos, cuyo propósito es permitir que miembros de una organización, puedan crear, almacenar, acceder, descargar y gestionar sus documentos desde cualquier lugar, solo necesitando acceso a internet. ¿Cuáles son las características de las bóvedas digitales? La bóveda digital te permite realizar una acción que si se piensa en formato presencial, sería equivalente a correr por una oficina buscando desesperadamente la manera de encontrar un papel extraviado. Bueno, ahora quítale la desesperación, la oficina y el papel. Los gestores documentales te entregan la posibilidad de recuperar archivos, que aunque estos se hayan eliminado, pues se guardan en un respaldo contra este tipo de pérdidas. Asimismo, permiten el resguardo seguro de los documentos y la prevención de pérdidas. También ofrece la posibilidad de administrar documentos, es decir, la creación, consulta y gestión de cualquier archivo, lo que en presencial sería algo como hacer impresiones diferentes a medida que vas corrigiendo ciertos errores, o claro, también diversas impresiones por tipo de documento, es decir, papeles, papeles y más papeles. ¿Qué puedes guardar en una Bóveda Digital? Básicamente todo tipo de archivo relevante para tu empresa o pyme. Normalmente, se almacenan facturas, escrituras, contratos, propiedad intelectual, procesos, entre otros. Quizás también te puede interesar: Comienza a operar nueva Ley Marco de Cambio Climático, Senado despachó proyecto de ley que modifica el decreto de Transformación Digital Conoce las ventajas de un software de gestión No necesitas instalar apps ni contar con servidores propios. Te entrega garantías en cuanto a que el contenido de los documentos no puede ser modificado. Reduce el riesgo de pérdida de documentos. Además, existe la posibilidad de recuperar documentos eliminados. Los accesos a la bóveda digital son controlados y seguros. Los datos de la bóveda están totalmente encriptados y protegidos. Te permite cumplir con normas establecidas tanto por organizaciones del rubro como por Autoridades Gubernamentales, aunque NO todas los proveedores de este servicio cuentan con este respaldo, así que es algo para poner atención. Puedes organizar y conservar la información en un solo lugar. ¡No más utilización de espacio físico! Ahorro en gastos de impresiones. Puedes acceder en todo momento para consultas de usabilidad, con la disponibilidad de un equipo de soporte calificado para responder de manera rápida y eficiente. Aportarás a la sustentabilidad, reduciendo el impacto del uso del papel, promoviendo una positiva Responsabilidad Social Empresarial. Ahora, imagina que además de tener todas estas ventajas, puedes acceder a firmar estos documentos con respaldo legal. Recuerdas el punto 6? Bueno, ControlDoc es la solución completa que estabas buscando. ControlDoc es un Software de Gestión Documental con Firma Electrónica que apoya a las empresas y mejora el flujo de trabajo de colaboradores, contratistas, clientes y proveedores, y que además cuenta con el respaldo de la Dirección del Trabajo. Accede a diversas áreas que potenciarán el desarrollo de tu empresa en www.ControlDoc.cl

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